So bereiten Sie dem Telefon- und Email-Terror ein Ende

Telefon, Emails oder Kurznachrichten - wir werden mit Informationen zugeschüttet. Hier finden Sie die blödesten Exzesse - oder die Antwort auf die Frage, wie Sie bei Kollegen besser ankommen.

Eigentlich soll Technik unser Leben leichter machen. Wenn sie funktioniert, ist das auch meist der Fall. Doch leider läuft es oft anders als man wollte. Trotz Computer türmen sich immer noch die Papierberge. Und Kommunikation läuft trotz moderner Technik immer noch nicht reibungslos. Im Gegenteil: die Technik beschert uns in einigen Fällen Probleme, die wir vorher gar nicht hatten.

1.) Respekt am Telefon

Sie rufen jemanden an. Die Person antwortet bereits nach dem ersten Klingeln. Wenn jemand ans Telefon geht, sollte man erwarten, dass er auch Zeit für ein Telefonat hat. Stattdessen bekommen Sie zu hören: „Ich bin in einem Meeting. Ich rufe Sie zurück“. Das ist gleich aus drei Gründen respektlos.

Erstens, der Angerufene verhält sich unhöflich gegenüber seinem Gesprächspartner vor Ort. Die Floskel „Entschuldigung, ich muss hier mal eben ran“ zeigt, dass ihm das Telefonat wichtiger ist, als das Live-Gespräch vor Ort.

Zweitens, der Angerufene wirkt nicht souverän. Er geht ans Telefon, obwohl er keine Zeit zum Telefonieren hat? Merkwürdig. Kann die Person keine Prioritäten setzen? Lässt sich die Person durch einen Anruf so schnell aus der Konzentration reißen? Am Ende des Tages denkt diese Person: Was für ein unproduktiver Tag. Ich kam gar nicht zum Arbeiten…

Drittens, der Angerufene gibt dem Anrufer unnötigen Interpretationsspielraum: Hat er keine Zeit, weil er meinen Namen gehört und jetzt keine Lust auf ein Gespräch hat? Hätte der Angerufene Zeit, falls er durch eine andere Person angerufen worden wäre?

Mein Rat: Zeigen Sie Respekt — für sich, Ihre Zeit und die Menschen in Ihrem Umfeld. Wenn Sie Zeit zum Telefonieren haben, gehen Sie ran. Wenn Sie keine Zeit haben, stellen Sie das Telefon lautlos oder leiten Sie es auf die Mailbox oder einen anderen Apparat um. Gehen Sie nicht ans Telefon, um Bescheid zu sagen, dass Sie keine Zeit haben, um zu telefonieren. Keine Sorge: Wenn Sie nicht rangehen, weiß der Anrufer, dass Sie gerade nicht können. Rufen Sie ihn einfach zuverlässig zurück, wenn Sie Zeit haben. So arbeiten Sie nicht nur produktiver. Sondern gewinnen auch gleich Sympathiepunkte bei den Menschen in Ihrem Umfeld.

2.) Email-Wahnsinn

Sie möchten einen Termin abstimmen. Da es nur eine kleine Sache ist, wollen Sie Ihren Ansprechpartner nicht gleich durch einen Anruf aus seiner Arbeit reißen. Deswegen schreiben Sie eine kurze Email. Doch damit treten Sie eine Lawine los.

Als Antwort bekommen Sie vier Rückfragen. Außerdem befinden sich drei weitere Personen in CC auf dem Verteiler. Bevor Sie sich entscheiden können, was Sie nun tun, melden sich zwei weitere Personen. Per Email. Mit jeweils drei weiteren Kommentaren.

Mein Rat: Schaffen Sie die Emailsab. Sammeln Sie stattdessen Ihre Themen und machen Sie gezielte persönliche oder telefonische Termine. Schreiben Sie Emails nur dann, wenn es unbedingt sein muss. Fassen Sie sich kurz und kommen Sie zum Punkt. In der Praxis hat sich bewährt: pro Emails nur ein Thema. Der Rest wird schnell überlesen. Und lassen Sie den CC Terror.

Email ist ein vielseitiges Werkzeug, das sinnvoll angewendet werden will. Mit einem Brotmesser können Sie auch verschiedene Sachen machen: Brote schneiden und schmieren oder im Restaurant gesittet essen. Dennoch tragen Sie es deswegen nicht Tag und Nacht mit sich rum. Insofern überlegen Sie, wie Sie das Werkzeug „Email“ sinnvoll anwenden können.

Zwei Strategien für mehr Sympathie

Es gibt zwei Strategien, wie Sie Pluspunkte bei Ihren Kollegen sammeln. Entweder lernen Sie Strategien, mit denen Sie Ihr Verhalten verbessern. Oder Sie stellen die Verhaltensweisen ab, die Ihre Kollegen stören.

Letzteres können Sie erreichen, indem Sie Ihr Kommunikationsverhalten überprüfen. Wie gehen Sie mit den modernen Medien um? Wann senden Sie Emails? Wann greifen Sie zum Hörer? Wie gut bereiten Sie sich vor? Kommunizieren Sie klar und fokussiert?

Fangen Sie am besten gleich damit an. Wenn wir selber Stein des Anstoßes sind und mit gutem Beispiel voran gehen, gewinnen wir schnell Fans, die das verbesserte Verhalten nachmachen. So gewinnen wir mehr, als wenn wir nur dem Finger auf andere zeigen.